Tổ chức lễ khánh thành là một khái niệm hay bị lầm giữa lễ khánh thành và lễ khai trương. Qua nội dung sau đây công ty tổ chức sự kiện Á Châu sẽ cung cấp thêm nhiều nội dung hơn đến độc giả, cùng tham khảo nhé.
Tổ chức lễ khánh thành là gì?
Lễ khánh thành (Inauguration Ceremony) là một sự kiện quan trọng của tổ chức, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp tạo ra. Nếu lễ khởi công, lễ động thổ là sự kiện diễn ra trước một dự án xây dựng nhà máy hay công trình nào đấy thì lễ khánh thành là buổi lễ trọng đại đánh dấu việc một dự án, công trình đã hoàn thành, được thành lập hoặc đưa vào hoạt động. Buổi lễ mang ý nghĩa của một sự bắt đầu thuận lợi với nhiều may mắn và chứa đầy mong rằng vào hoạt động tương lai của công trình.
Đây là buổi lễ nhằm đánh dấu việc công trình được thêm vào hoạt động, cùng lúc đó Thông báo tới các công ty, tổ chức, xã hội liên quan cũng như khẳng định vị thế của công trình đấy. Ngoài mục tiêu nội dung, lễ khánh thành còn đem đến ý nghĩa cầu may mắn cho mọi hoạt động sau đấy được diễn ra thuận lợi và suôn sẻ.
Sự khác nhau giữa tổ chức lễ khai trương và lễ khánh thành
Đối với lễ khánh thành thường được áp dụng với các công trình tạo ra như: nhà máy, nhà hàng, khách sạn, cao ốc, resort… Khi các công trình này xây dựng xong và đưa vào công việc ngay thì lễ khánh thành cũng được xem như là một hình thức khai trương. Nhưng riêng đối với các công trình công cộng như là: cầu đường, công viên, tượng đài. Thì lễ khánh thành sẽ chỉ đơn thuần là buổi ghi lại và xác nhận sự hoàn thiện công trình.
Còn với lễ khai trương sẽ tổ chức vào Ngày thứ nhất công việc của shop, cơ sở bán hàng. Nếu như cơ sở kinh doanh chỉ được xây dựng xong mà chưa công việc thì sẽ tổ chức lễ khánh thành đơn thuần.
Kinh nghiệm tổ chức lễ khánh thành cho người mới
Để tổ chức lễ khánh thành xảy ra thành công, mang lại dấu ấn cho doanh nghiệp thì chúng ta phải chuẩn bị một chiến lược tổ chức sự kiện cụ thể và rõ ràng nhất. Thường các hạng mục và kế hoạch tổ chức sẽ phải chuẩn bị trước một tháng trước khi sự kiện tiếp tục.
Hoạt động trước tiên luôn phải làm đó là có quy trình những hạng mục và trang thiết bị cần dùng cho buổi lễ rồi kế tiếp là tìm kiếm các nhà thầu cung cấp những thiết bị đó. Tiếp đến là lên kịch bản chi tiết chương trình và book nhân sự chạy sự kiện.
Lên ý tưởng, chủ đề cho chương trình
Việc chọn lựa topic cũng như thông điệp qua sự kiện là một điều vô cùng quan trọng ở bất kì một sự kiện lớn nhỏ nào. Việc đưa ra ý tưởng và topic cần phụ thuộc vào mục đích của tổ chức. Thông tin chương trình phải tạo được điểm nổi bật, gây ấn tượng cho khách mời tham dự và thu hút sự chú ý của các người sử dụng. Đồng thời truyền tải được thông điệp, mơ ước của doanh nghiệp tới các khách mời tham dự.
Liệt kê, số lượng khách mời
Luôn phải tính toán cẩn thận bởi số lượng khách mời sẽ tác động tới quy mô và chất lượng của chương trình. Quan trọng, nên xem xét, chọn lựa các khách mời, đại biểu quan trọng, có tầm tác động sẽ giúp tăng hiệu quả của buổi lễ khánh thành. Ngoài ra, nên mời những đối tác, người có khả năng mua hàng đến tham dự để đưa mặt hàng, dịch vụ của công ty tiếp cận người sử dụng một bí quyết tự nhiên và một cách nhanh chóng.
Chuẩn bị thiệp mời và các hoạt động đón tiếp khách chu đáo, cẩn thận giúp khách mời có ấn tượng đẹp về công ty và thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty.
Xác định địa điểm tổ chức
Khi tổ chức lễ khánh thành Á Châu Event khuyên bạn trắng hay chọn địa điểm tổ chức cũng như là một phần quan trọng, tác động đến quy mô của sự kiện. Thường lễ khánh thành sẽ được tổ chức ngay tại nơi công trình hoàn thành. Tuy nhiên, trong vài trường hợp lễ khánh thành có thể được chọn ở một địa điểm gần đó để thuận lợi cho việc tổ chức.
Khi đã lựa chọn được số lượng khách mời thì việc lựa chọn địa điểm tổ chức cũng trở nên đơn giản hơn cho công ty.
Lên các hạng mục cần chuẩn bị
Sau khi đã có cái nhìn tổng quan về chương trình, việc kế tiếp là lên các hạng mục cần chuẩn bị và phân chia hoạt động để tránh trạng thái thiếu hụt khi bước vào khâu tiến hành khai triển sự kiện.
Chuẩn bị các hạng mục bao gồm:
-
Xin giấy phép tổ chức
-
Thiết kế : Sân khấu, bandroll, standee, backdrop, cổng chào, …
-
Chuẩn bị thiết bị, đồ sử dụng trong sự kiện: Âm thanh, ánh sáng, hoa tươi và bóng trang trí, bộ cắt băng khánh thành, tiệc teabreak, đồ uống, …
-
Thi công, trang trí, cổng bóng, cổng hơi.v.v. Nơi tổ chức buổi lễ
-
Xác định nhân viên phù hợp: MC, ca sĩ, nhóm nhảy, lân sư rồng, PG lễ tân, …
-
Lập chiến lược truyền thông, quảng bá sự kiện. Sử dụng các phương tiện truyền thông như báo chí, đài truyền hình
-
Quản lý nguy cơ trong sự kiện và có phương án, biện pháp khắc phục kịp thời
Bộ cắt băng khánh thành dùng trong buổi lễ
Dự trù ngân sách, tiền bạc tổ chức
Cần phải hạch toán được mức kinh phí bỏ ra để tổ chức sự kiện là gồm bao nhiêu, sau đấy lên kế hoạch tổ chức về nhân viên, các trang thiết bị không thể thiếu xảy ra trong buổi lễ.
Tính toán phân bổ ngân sách cho các hạng mục một cách thích hợp : tiền của thiết bị, chi phí nhân viên, chi phí tiệc … và các tiền của phát sinh
Tạo ra kịch bản chương trình
Dựa vào mục tiêu của sự kiện và thông điệp cần marketing để dàn dựng kịch bản chương trình và timeline chi tiết từ giờ tổ chức đến giờ kết thúc.
Kịch bản chương trình gồm những phần chủ đạo sau:
-
Đón khách.
-
Trống hội, múa lân sư rồng chào mừng.
-
Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu.
-
Biểu hiện phát biểu.
-
Nghi thức cắt băng khánh thành.
-
Tham quan nhà máy, công trình.
-
Văn nghệ biểu diễn nghệ thuật.
-
Kết thúc buổi lễ.
Gợi ý mâm cúng khai trương khánh thành
-
Phát biểu của đại diện lãnh đạo doanh nghiệp: MC sẽ mới đại diện ban lãnh đạo lên phát biểu cảm nghĩ cũng như định hướng hoạt động trong tương lai.
-
Lễ cắt băng khánh thành: Đây được xem bước tối quan trọng, có ý nghĩa thiêng liêng nhất trong tất cả chương trình. Là bước đánh dấu bước bắt đầu mang nhiều may mắn, thuận lợi.
-
Sử dụng tiệc (Nếu có): nên sở hữu bữa tiệc teabreak nhẹ cho khách mời tham dự thưởng thức, vừa thể hiện ra được sự chỉnh chu của ban tổ chức vừa giúp duy trì thời gian khách mời ở lại giao lưu, nói chuyện cùng nhau.
Qua bài viết trên đây đã cung cấp các thông đến bạn đọc về tổ chức lễ khánh thành là gì? Kinh nghiệm tổ chức lễ khánh thành Hy vọng những thông tin trên của Á Châu Event sẽ hữu ích với các bạn đọc. Cảm ơn các bạn đã dành nhiều thời gian để xem qua bài viết này nhé.
Công ty tổ chức sự kiện Á Châu – Á Châu Event:
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998
Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 526 9998
VP giao dịch tại Hà Nội: 253 Ngõ Văn Chương, Khâm Thiên, Đống Đa, Hà Nội.
VP giao dịch tại HCM: 231/59/8 Cách Mạng Tháng 8, Phường 5, Quận Tân Bình, TP.HCM.
VP giao dịch tại Đà Nẵng: 168 Trần Phú, Quận Hải Châu, Đà Nẵng.
Email: achausukien@gmail.com
WebSite: https://sukienachau.com
